Thuiswerken... het klonk misschien leuk de eerste week, maar al snel bleken de uitdagingen zich op te stapelen toen de kantooromgeving werd ingeruild voor de keukentafel of werkkamer. Zeker in combinatie met de zorg voor kleine kinderen of home schooling is effectief werken heel lastig. Je hebt je handen simpelweg niet vrij, het is lastig om te focussen en je hebt continue afleiding. Thuiswerken heeft voor veel werkende moeders een grote mentale belasting betekend. Al is het alleen vanwege het feit dat je nauwelijks even 'echt alleen' bent in huis, veel van je oplaadt-activiteiten door de Corono-maatregelen niet mogelijk zijn en je continue 'aan' staat. Daarom hier een aantal tips om thuiswerken effectief (en leuk) te maken.
1. Zorg voor een fijne werkplek
Een goede start van de werkdag begint met een werkplek waar jij je prettig voelt. De meeste kantoorruimtes en -tuinen zijn niet de meest inspirerende plekken om te werken. Zorg daarom voor een fijne werkplek thuis. Dag systeemplafond, plantenbak met korrels, grijze mappenkasten en kartonnen koffiebekertje. Creëer jouw ideale thuiswerkplek aan tafel of bureau ergens in huis waar jij je prettig voelt. Idealiter een rustig plekje in een aparte werkruimte of in een zolderkamer, maar dat kan ook in de woonkamer. Het belangrijkste criterium is: waar jij je prettig en rustig voelt. Maak iets moois en persoonlijks van je werkplek met een plantje, persoonlijke foto en uiteraard een fijne en grote mok voor je (allerlekkerste) koffie of thee.
2. Stel je doel
Het is verleidelijk om, eenmaal aan je bureau, meteen te gaan knallen. Je hebt er waarschijnlijk al een drukke ochtend op zitten met het aankleden van kinderen (inclusief onverwachte verschoonmomenten, een 'Wat wil je op de boterham?'-discussie en een 'Waar zijn m'n schoenen?'-zoektocht). Nadat alles goed en wel is afgezet en je thuiskomt denk je 'Zo! Nu kan de dag beginnen'. Vaak beginnen we dat met het openen van onze laptop of aanzetten van computer zonder dat we duidelijk hebben wat we die dag willen bereiken. Het risico bestaat dat je heel de dag hard werkt, maar aan het einde van je werkdag een onvoldaan gevoel hebt, omdat je niet hebt afgerond wat de meeste prioriteit en urgentie had. Bedenk daarom -en doe dit idealiter de avond van tevoren- welke 2 a 3 werkzaamheden afgerond wilt hebben. Met andere woorden: Wanneer is jouw dag succesvol geweest? Schrijf het op!
3. Organiseer rust
Op kantoor heb je veel contact en interactie met je collega's. Iemand komt even wat vragen aan je bureau, je stemt snel even wat af met je manager of het secretariaat en je loopt eens naar een andere afdeling. Soms is het een hele kunst om simpelweg 2 uur gefocust te werken. Zeker als je bekend bent met de kantoortuin, dan weet je dat je vaak minder gedaan krijgt op een dag door alle tussentijdse afstemmomenten, bijpraatsessies, bila's en simpelweg vanwege constante ruis van geluid van je heen. Thuiswerken biedt hierin een kans. De kans om rustiger te werken. Maar is dit voor veel mensen lastig. De drang daar contact, 'even afstemmen', laten weten dat je er bent, dat je ergens aan werkt is er. En is ook goed. Echter blijkt de realiteit voor veel werkende moeders dat ze gek worden van de telefoon en alle online meetings. Organiseer rust door je telefoon op bepaalde momenten uit te zetten. Tip hierbij is: maak zichtbaar in je agenda dat je ongestoord aan het werk bent, zodat je collega's weten dat je even niet bereikbaar bent.
4. Maak een dagplanning
Een welbekende valkuil bij het thuiswerken is dat je aan de slag gaat zonder een goede dagplanning. Als je ongestoord kunt werken, dan is de valkuil dat je doorwerkt totdat je maag een signaal afgeeft van honger. Voor je het weet is de werkdag om en ben je nauwelijks van je werkplek af geweest. Omdat je nu eenmaal veel te doen hebt of omdat je zo gefocust bent. Met het resultaat dat je hoofd en lichaam aan het eind van de dag vermoeid en dof kunnen voelen. En als je thuiswerkt met thuiszittende kinderen door de Corona-maatregelen is het gemakkelijk te verzanden in een 'werken tot de volgende afleiding' structuur. het Zorg daarom dat je jouw werkdag (naast het opschrijven van je twee a drie belangrijkste doelen voor die dag) start met het maken van een dagplanning. Hoe laat en hoe lang ga je aan een bepaalde taak werken? Werk je van 9-17u of werk je in blokken van een aantal uur en ben je er tussentijds voor de kinderen. Ben je bereikbaar voor collega's of juist even niet. Maak het zichtbaar in je agenda, zodat voor jou en collega's helder is wanneer je aan het werk bent.
Plan ook wanneer je pauze neemt. Als is het maar 10 minuten, het is belangrijk om even te bewegen en even je hersenen een pauze te geven om gedurende de dag effectief te blijven werken. Plan bijvoorbeeld een pauze om 10.30, een lunchpauze om 12.15 van drie kwartier en een korte break rond 15.00u. Elke pauze heeft twee vereisten: beweeg en eet (bij voorkeur iets met vezels en groeten of wat fruit). Zo zorg je voor een opgeladen lichaam en kun je met goede energie weer aan de slag.
5. Focus
Zorg dat je daadwerkelijk werkt aan de taken waaraan je moet werken. Als je thuis werkt is het nog gemakkelijker dan in een werkomgeving om je te laten afleiden door taken die moeten gebeuren, die makkelijk zijn en snel resultaat opleveren, maar die niet behoren tot jouw prioriteit voor die dag. Dat geldt voor werkzaamheden, maar ook voor tussentijds contact met collega's. Door het ontbreken van fysiek contact, hebben we de neiging om met regelmaat digitaal 'in te checken' en jezelf te laten zien. Bijvoorbeeld door middel van online meetings en telefoontjes. Dat kan een flinke stoorzender zijn om je gericht voor langere tijd op één taak te kunnen focussen. Laat je daarom niet teveel afleiden en zet bijvoorbeeld je telefoon op stil gedurende een uur. Laat je daarnaast ook niet afleiden door klusjes in huis of andere zaken die op jouw privé to-do lijst staan. Uiteraard kun je prima even een afspraak bij de tandarts maken, maar ga geen hele strijk wegwerken. Focus op hetgeen wat je moet doen.
6. Niet alles hoeft perfect
Een andere welbekende valkuil is dat je langer aan een bepaalde taak zit te werken dan gepland. Dat kan zijn omdat je afgeleid werd tijdens je werk, omdat iets simpelweg meer tijd kost dan ingeschat of omdat je het lastig vindt om er een punt achter te zetten. Dat laatste is welbekend bij ons vrouwen met een perfectionistische karaktereigenschap. Het kan altijd nog vollediger, beter onderbouwd, netter in de afwerking etc. Alhoewel het een goede eigenschap is om zaken van hoge kwaliteit te willen leveren, kan het je ook in de weg zitten in je werkproces. Waardoor je te lang bezig met aan een project of taak en je aan het einde van de dag het gevoel hebt dat je te weinig bent opgeschoten en je to-do lijstje niet voldoende is afgevinkt. Wees daarom mild voor jezelf en realiseer je dat je collega, manager of klant niet door dezelfde bril kijkt als jij. Niet alles hoeft perfect en goed is vaker 'goed genoeg' dan je denkt. Wat hierbij helpt is meer aandacht steken in het werkproces. Spreek bijvoorbeeld met een collega af dat je een eerste slag maakt met een stuk, waarna hij of zij even meekijkt en feedback geeft. Waarna jij, twee dagen later, er nog een paar uur aan werkt om het af te ronden. Zorg dat verwachtingen aan beide kanten helder zijn.
7. Rond je werkdag (fijn) af
Iedereen kent het wanneer je thuis werkt. Het is gemakkelijk om te veel uren te maken en om 's avonds nog even je laptop te openen, wat mail weg te werken of alvast een start maken met je werk van de volgende dag, zodat je een minder gestrest gevoel hebt. Daarnaast heb je geen reistijd meer waarin je even kunt schakelen tussen werk en thuis. In de auto kon je even lekker de radio hard zetten en in de trein even fijn wegdromen met een podcast, boek of muziekje. Reistijd functioneert in die zin ook als schakel- danwel rustmoment voor je hoofd: je kunt mentaal unpluggen. Met thuiswerken valt dat weg. De meevaller is dat je deze reistijd 'wint'. De tegenvaller is vaak dat je deze tijd toch opvult met werk. Zorg daarom dat je aan het einde van je werkdag deze ook echt afrond. En zorg voor een fijne afsluiting. Dat verdien je in deze bizarre Coronatijd die op veel vlakken al zoveel van je vraagt. Maak jezelf bijvoorbeeld een lekker drankje rond 17.00 uur en plof even op de bank of bed met een tijdschrift of maak een wandelingetje buiten met een opbeurend muziekje van Spotify. Wedden dat je jouw werkdag met meer plezier en energie afsluit?